Check Sheet dan Fungsinya dalam Pengendalian Kualitas

Ketika saya membutuhkan bantuan team untuk menghitung jumlah mesin di seluruh lokasi, saya terlebih dahulu membuat sebuah form isi yang biasa disebut check sheet (lembar periksa). Tujuannya agar teman-teman saya bergerak terarah, sistematis, dan teratur untuk mengambil data sesuai yang saya inginkan, tanpa saya harus banyak bicara.

Di lain kesempatan, saya tidak membekali team dengan check sheet, ternyata mereka minta dibuatkan check sheet katanya lebih enak dan gampang ngambil datanya. Kemudian, saya minta mereka membuat check sheet sendiri, hasilnya ada yang memuaskan ada yang tidak. Kalau ditelusuri siapa yang membuat  check sheet bisa terlihat check sheet yang bagus dibuat oleh orang yang mempunyai pemahaman sistem yang baik.

Dalam dunia pengendalian kualitas (quality control), check sheet adalah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools). Dulu, saya tidak begitu peduli dengan check sheet ini, tapi berdasarkan pengalaman saya di atas ternyata alat ini cukup bermanfaat untuk kerja di lapangan. Dengan check sheet, saya mempunyai cara yang terstruktur untuk mengumpulkan data sebagai bahan untuk menilai proses atau sebagai masukan untuk analisis lain.

Dari deskripsi di atas, check sheet dapat didefiniskan sebagai lembar yang dirancang sederhana berisi daftar hal-hal yang perlukan untuk tujuan perekaman data sehingga pengguna dapat mengumpulkan data dengan mudah, sistematis, dan teratur pada saat data itu muncul  di lokasi kejadian. Data dalam check sheet baik berbentuk data kuantitatif maupun kualitatif dapat dianalisis secara cepat (langsung) atau menjadi masukan data untuk peralatan kualitas lain, misal untuk masukan data Pareto chart.

 

Kapan check sheet digunakan?

Kapan kita menggunakan check sheet? Menurut Tague (2005) adalah sebagai  berikut:

• Ketika data dapat diamati dan dikumpulkan berulang kali oleh orang yang sama atau di lokasi yang sama.
• Ketika mengumpulkan data mengenai frekuensi atau pola kejadian, masalah, cacat, lokasi cacat, penyebab cacat, dan sebagainya.
• Ketika mengumpulkan data proses produksi.

 

Prosedur check sheet

Prosedur check sheet yang diuraikan oleh Tague (2005) adalah sebagai  berikut:

• Menentukan kejadian atau permasalahan apa yang akan diamati, kemudian kembangkan definisi operasional.
• Menentukan kapan data akan dikumpulkan dan berapa lama.
• Merancang form isi sedemikian rupa sehingga data dapat direkam dengan hanya memberikan tanda cek (V) atau tanda silang (X) atau simbol serupa sehingga data tidak perlu diperbanyak ulang untuk analisis.
• Memberikan etiket setiap daerah kosong pada form.
• Menguji check sheet secara singkat untuk memastikan ketepatan check sheet dalam mengumpulkan data yang diinginkan, juga memastikan apakah check sheet mudah digunakan atau tidak?
• Merekam data  pada check sheet setiap kali ditemukan kejadian atau masalah yang ditargetkan.

 

Fungsi check sheet dalam pengendalian kualitas

Menurut Ishikawa (1982), check sheet memiliki fungsi sebagai berikut:

• Pemeriksaan  distribusi proses produksi (production process distribution checks)
• Pemeriksaan item cacat (defective item checks)
• Pemeriksaan lokasi cacat (defective location checks)
• Pemeriksaan penyebab cacat (defective cause checks)
• Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan (check-up confirmation checks)
• Dan lain-lain.

Berdasarkan fungsinya kemudian dikenal beberapa model check sheet, yaitu sebagai berikut:

 

1. Process Distribution Check Sheet

Check sheet ini mengukur frekuensi satu item di berbagai pengukuran, secara visual menunjukkan distribusi yang interpretasikan sebagai histogram-histogram, Gambar 1 di bawah ini menunjukan contoh  process distribution check sheet.

 

 

Seperti terlihat pada Gambar 1, analisis check sheet ini akan menggunakan teori kurva normal seperti yang ada dalam ilmu statistik. Ketika pengukuran selesai, pemeriksaan check sheet harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Apakah tanda cek membentuk kurva lonceng (kurva normal)? Apakah berbentuk miring (skewness )? Apakah ada lebih dari satu puncak? Apakah ada outlier?
• Apakah tanda cek jatuh seluruhnya diantara garis LSL (lower specification limit) dan USL (upper specification limit)? Atau sebagian besar tanda cek jatuh di luar garis LSL atau USL?

Jika terbukti data tidak normal atau jika data signifikan di dekat atau di luar garis LSL/USL, maka usaha improvement harus dilakukan untuk menghilangkan special cause of variation, yaitu: variasi yang terjadi karena faktor eksternal (dari luar sistem).

 

2. Defective Item Check Sheet

Check sheet ini menghitung dan mengklasifikasikan cacat menurut jenisnya, seperti terlihat pada Gambar 2 di bawah ini. Hasil check sheet ini dapat dijadikan analisis Pareto, di mana data kemudian akan diurutkan dari yang terbesar sampai dengan yang terkecil. Asumsi analisis Pareto adalah mengidentifikasi 20% penyebab masalah vital (ranking tertinggi) untuk mewujudkan 80% improvement secara keseluruhan.

 

 

3. Defect Location Check Sheet (atau Location Plot atau Concentration Diagram)

Check sheet ini menggunakan gambar item untuk ditandai posisi cacatnya sehingga dapat diketahui di mana cacat terbanyak terjadi dalam proses, seperti terlihat pada Gambar 3 di bawah ini.

 

 

4. Defective Cause Check Sheet

Check sheet ini bertujuan untuk mengkorelasikan sebab dan akibat dengan memasukkan faktor-faktor penyebab yang mungkin, seperti waktu, operator, mesin, dan lokasi.

Sebagai  contoh lihat Gambar 4, nama-nama operator, jam sebelum makan siang, jam setelah makan siang, dan beberapa workstation dirangkum pada selembar check  sheet  dalam rangka mengidentifikasi  trend di lintas kelompok. Contoh check  sheet di bawah ini menunjukan bahwa jam setelah makan siang di workstation 2 tampak paling rentan terhadap cacat. Tindak lanjutnya adalah pada kebiasaan makan siang operator, ditambah pemeriksaan kondisi, perilaku operator, dan kinerja operasi di workstation 2 setelah jam makan siang.

 

 

5. Check-up Confirmation Check Sheet (atau Checklist)

Check sheet ini berisi daftar tindakan atau hasil tindakan yang akan dicentang ketika telah selesai dilakukan (lihat Gambar 5). Setelah selesai dicentang seluruhnya, check sheet  ini menjadi semacam sertifikat penyelesaian. Di tempat kerja, saya sering membuat checklist sederhana pada sticky note (lihat Gambar 6), bagi saya ini membantu mengingat pekerjaan pokok saya yang kadang terlupakan akibat over-load pekerjaan atau karena ada tambahan project.

 

 

 

Selain kelima jenis check sheet di atas terdapat juga work sampling check sheet, traveling check sheet, dan lain-lain. Namun, kelima jenis check sheet di atas lah yang paling banyak digunakan dalam pengendalian kualitas.

 

 

 

Rujukan:

---

Ishikawa, K. (1982). Guide to quality control (Second Revised English Edition). Tokyo, Japan: Asian Productivity Organization.

Straker, D. (n.d.). Check sheet: Practical variations. Retrieved from http://syque.com/quality_tools/toolbook/Check/vary.htm

Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224