Tentang Matrix Diagram

Matrix diagram merupakan salah satu dari tujuh alat perencanan manajemen (7 management and planning tools) atau 7 New Quality Tools yang sangat penting di dunia manufaktur. Alat ini sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk suatu perbaikan proses atau  produk. Matrix diagram terkadang disebut juga sebagai Quality Function Deployment (QFD).  Matrix diagram selalu terdiri dari baris dan kolom yang menggambarkan hubungan dua atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi tentang sifat dan kekuatan dari masalah sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide untuk memecahkan masalah.

A. Bentuk dan Penggunaan Matrix Diagram

Matrix diagram dapat dibentuk dalam beberapa cara yang berbeda, yaitu sebagai berikut:

• L-matrix menghubungkan dua grup (grup B ke grup A) atau menghubungkan item–item dalam satu grup (item–item dalam grup A).
• T-matrix menghubungkan tiga grup (grup B dan C ke grup A, tetapi grup B dan C tidak saling terhubung).
• Y-matrix menghubungkan tiga grup, masing-masing grup ini berhubungan dengan dua grup lainnya dalam mode melingkar.
• C-matrix menghubungkan tiga grup  semuanya secara bersamaan, berbentuk 3 dimensi.
• X-matrix  menghubungkan empat grup, masing-masing  terhubung dengan dua grup lainnya dalam mode melingkar.
• Roof-matrix menghubungkan item–item dalam satu grup, ini biasanya digunakan bersamaan dengan L-matrix atau T-matrix.

Untuk lebih jelasnya perhatikan Tabel 1 di bawah ini.

1. L-Matrix Diagram

L-matrix, bersama dengan T-matrix, adalah matriks yang paling umum digunakan. Matriks ini digunakan untuk menunjukkan keterkaitan antara dua grup dalam format matriks. Format matriks terdiri dari grafik dua dimensi sederhana yang terdiri dari baris dan kolom, di mana kolom berisi anggota-anggota dari grup pertama dan baris berisi anggota-anggota dari grup kedua.

Gambar 1 di bawah ini menunjukkan konsep dasar L-Matrix dengan A sebagai grup pertama dan B sebagai grup kedua, umumnya baris utama ditempatkan pada baris paling atas (bukan baris paling bawah) sehingga L-matrix lebih tepatnya membentuk huruf L terbalik.

Anggota-anggota grup yang dimasukkan ke dalam baris / kolom yang sama harus lah memiliki beberapa kesamaan sehingga dapat merepresentasikan  grup yang dimaksud. Sebagai contoh, jika kita ingin membuat suatu L-matrix yang menghubungkan keterkaitan antara berbagai proses dengan berbagai sebab keterlambatan pengiriman, kita dapat menampilkan daftar proses pada baris utama dan history sebab keterlambatan yang biasa terjadi pada kolom utama.

Kekuatan hubungan antara masing-masing proses dan setiap sebab keterlambatan kemudian dapat dinotasikan baik dengan simbol maupun angka pada sel dimana mereka saling berpotongan  (misal diberi angka bobot 1 atau 2, dimana bobot 2 menunjukkan hubungan terkuat), silahkan perhatikan contoh penggunaan L-matrix pada Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2 di atas menunjukkan L-matrix yang digunakan sebagai poin penilaian  (evaluation points)  untuk mencari proses paling kritis yang menyebabkan keterlambatan waktu pengiriman produk kepada pelanggan. Evaluator membubuhkan simbol lingkaran atau segitiga jika salah satu proses (pada baris utama) mengandung satu atau lebih sebab keterlambatan pengiriman (yang telah didaftarkan pada kolom utama), sebab yang sering terjadi (atau memiliki hubungan terkuat) diberi simbol lingkaran untuk membedakan bobotnya dengan sebab yang diberi simbol segitiga.

Tampaknya bahwa proses paling kritis adalah proses grinding karena memiliki poin paling besar, namun pandangan lain mungkin akan melihat breakdown mesin dan rework sebagai sebab yang paling sering terjadi, atau mungkin ada pandangan lain yang lebih luas yang melihat bahwa kegagalan rencana produksi adalah akar penyebab masalahnya karena memiliki efek berantai menimbulkan penyebab-penyebab lain seperti kesulitan memperoleh material, manajemen persediaan tidak jelas, dan breakdown mesin.

L-Matrix paling umum digunakan untuk mengkaji hubungan sebab-akibat, atau membandingkan sasaran-sasaran dan cara-cara yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran yang dimaksud.

2. T-Matrix Diagram

T-matrix adalah matriks yang digunakan untuk menunjukkan hubungan antara dua faktor yang berbeda dan bagaimana kaitannya dengan faktor ketiga. Hal ini menunjukkan kombinasi antara dua L-matrix.

Perhatikan Gambar 3 di bawah ini,  T-matrix menghubungkan saling keterkaitan dua grup B dan C ke grup ketiga A. Anggota grup B muncul di kolom utama di atas baris utama, sedangkan anggota grup C berada di kolom utama di bawah baris utama. Baris utama merupakan tempat untuk anggota grup A. Namun dalam T-matrix ini, anggota grup B tidak dapat dihubungkan dengan anggota grup C.

Menurut Gitlow (1990), T-matrix diterapkan secara umum untuk menentukan kebutuhan pelatihan (p. 103).  Sebagai contoh perhatikan Gambar 4 di bawah ini, seorang manager sedang mendokumentasikan tugas yang diberikan kepada tiga orang engineer-nya dalam format matriks, kemudian dia menghubungkannya dengan tingkat keahlian sesuai training yang pernah diikuti oleh tiga orang engineer tersebut. Karena dia harus menghubungkan dua grup informasi yang berbeda (tugas dan training) ke satu grup ketiga (engineer), maka format matriks terbaik untuk kasus ini adalah T-matrix.

Perhatikan kembali Gambar 4 di atas, manager membubuhkan simbol-simbol lingkaran dan segitiga di atas baris utama  T-marix untuk memperlihatkan saling keterkaitan engineer dan tugas-tugasnya, dimana lingkaran menunjukkan tanggung jawab utama/primer dan segitiga menunjukkan tanggung jawab sekunder. Simbol-simbol ini memberikan indikasi visual langsung dalam pembagian tugas sehingga ketika sekilas melihat matriks tersebut, kita dapat menyimpulkan tugas-tugas  telah terbagi rata. Sedangkan untuk training yang pernah diikuti cukup diberikan tanda check.

Dari contoh di atas, T-matrix tampak berguna ketika terdapat dua kelompok pertanyaan berbeda tentang satu daftar inti, dimana kita dapat menyimpulkan suatu hubungan tidak langsung di antara dua kelompok pertanyaan tersebut.

3. Y-Matrix Diagram

Jika kita  mempunyai T-matrix yang menghubungkan saling keterkaitan dua grup A dan C ke grup ketiga B, kemudian kita ingin menghubungkan juga keterkaitan antara dua grup A dan C, kita  dapat membengkokkan sel-sel anggota grup A dan C  sehingga memungkinkan kita untuk saling menghubungkannya. Inilah yang dinamakan Y-matrix (lihat Gambar 5).

Sebagai contoh perhatikan Gambar 6 di bawah ini. Sebuah Y-matrix memperlihatkan hubungan antara kebutuhan pelanggan, metrik proses internal, dan tanggung jawab departemen, yang mana matriks ini menggambarkan sebuah gambaran tentang pengiriman produk tepat waktu kepada pelanggan.

Tampak bahwa departemen distribusi diberikan tanggung jawab utama untuk pengiriman produk tepat waktu kepada pelanggan. Hal ini ditandai dengan adanya simbol hubungan primer di antara keduanya, sama halnya dengan tanggung jawab departemen produksi terhadap kapasitas produksi. Dua metrik paling kuat terkait dengan pengiriman tepat waktu adalah tingkat persediaan dan lead-time order, sementara tanggung jawab departemen distribusi memiliki hubungan minor terhadap lead-time order  dan sama sekali tidak ada hubungan dengan tingkat persediaan. Tingkat persediaan adalah tanggung jawab utama departemen perencanaan (planning) serta tanggung jawab sekunder bersama departemen pembelian (purchasing) dan departmen produksi.

4. C-Matrix Diagram

C-matrix adalah matriks 3-dimensi sehingga C bisa anda artikan sebagai “cube” (kubus). Matriks ini tidak mudah untuk digambarkan dan jarang digunakan, tapi ini penting untuk menghubungkan tiga variabel secara bersamaan, lihat konsep dasarnya pada Gambar 7 di bawah ini.

Untuk lebih mudah memahaminya, lihat contoh C-matrix pada Gambar 8 di bawah ini. Gambar ini memperlihatkan satu titik pada sebuah C-matrix terkait hubungan model produk, pelanggan, dan lokasi pabrik. Tampak bahwa model C untuk pelanggan no. 2 diproduksi di pabrik  yang berlokasi di Serang, Banten.

5. X-Matrix Diagram

Jika kita menempatkan dua T-matrix saling membelakangi maka akan menghasilkan matriks berbentuk X sehingga X-matrix merupakan perluasan dari T-matrix. X-matrix  menghubungkan empat grup, masing-masing  grup terhubung dengan dua grup lainnya di kiri dan kanan atau di atas dan bawah.

Perhatikan Gambar 9 di bawah ini. X-matrix menghubungkan empat grup A, B, C, dan D; yang mana hubungannya adalah sebagai berikut:

A <–> B <–> C <–>D<–> A, tetapi tidak A <–> C <–> atau B <–> D.

Grup A ke grup C dan grup B ke grup D tidak memiliki kesamaan dan tidak perlu dibandingkan. Misal, kita ingin membandingkan laki-laki (A) dan perempuan  (C) terhadap hobi olahraga (B) dan baca buku  (D), dalam hal ini laki-laki dan perempuan  berlawanan sehingga kita tidak perlu membandingkannya.

Saya sering melihat X-matrix ini digunakan sebagai alat dalam pelaksanaan hoshin kanri atau penjabaran kebijakan (policy deployment)^[1]. X-matrix secara  grafis dan logis dapat menghubungkan  apa, siapa, kapan, bagaimana, dan berapa banyak elemen perencanaan atau strategi penjabaran dalam satu tempat secara bersama sehingga semua orang di dalam organisasi dapat mengelolanya secara bersama-sama. Gambar 10 di bawah ini adalah contoh sederhana X-matrix dalam pelaksanaan hoshin kanri  untuk manajemen dan reduksi biaya WIP.

6. Roof-Matrix Diagram

Roof-Matrix adalah matrix yang menghubungkan item–item dalam satu grup, yang mana bentuknya menyerupai roof atau atap dari sebuah rumah (lihat Gambar11). Biasanya digunakan bersama L-matrix atau T-matrix untuk membentuk house of quality sebagai bagian dari Quality Function Deployment (QFD).

Activity relationship chart (ARC) yang umum digunakan dalam perencanaan tata letak pabrik (plant layout) juga dapat dikategorikan sebagai Roof-matrix (lihat  Gambar 12).

B. Cara Membuat Matrix Diagram

Berikut  adalah urutan untuk membuat sebuah matrix diagram (Gitlow, 1990, pp. 104-110):

1. Pilih suatu topik atau masalah.
2. Bentuk sebuah team terdiri dari 4-5 orang. Tim harus mengidentifikasi permasalahan yang ada.
3. Pilih fasilitator untuk mengkoordinasi kegiatan team.
4. Tentukan variabel-variabel produk atau proses yang akan dipelajari.
5. Tentukan bentuk matriks berdasarkan tugas.
6. Tempatkan informasi dalam matriks.
7. Tarik garis dari matriks.
8. Tentukan simbol-simbol yang akan digunakan termasuk keterangannya, sebagai contoh lihat Gambar 13 di bawah ini.

9. Masukkan simbol-simbol ke dalam sel-sel matriks yang tepat.

10. Analisis matrix diagram, pelajari dan pahami hubungan yang penting bagi proses pengambilan keputusan.

Saat ini matrix diagram semakin banyak digunakan oleh industri-industri manufaktur. Dengan memahami langkah dasar untuk membuat matrix diagram, kita akan menemukan bahwa alat ini merupakan alat yang sangat serbaguna yang dapat digunakan dalam berbagai aplikasi di industri manufaktur sebelum membuat sebuah keputusan besar .

Catatan Kaki:

---

[1]

Hoshin kanri adalah proses perencanaan strategis ala Jepang yang dirancang untuk memastikan bahwa visi, misi, sasaran (goals), dan tujuan tahunan dikomunikasikan ke seluruh organisasi, dan diterapkan oleh semua orang dari manajemen puncak sampai tingkat frontline atau lantai produksi (http://www.businessdictionary.com/definition/hoshin-kanri.html).

Bacaan:

---

Gitlow, H. S. (1990). Planning for quality, productivity, and competitive position. Illinois: Business One Irwin.

Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224