5S Games – Kasus Sederhana Tentang Manfaat Program 5S

5S adalah langkah-langkah improvement untuk membangun lingkungan kerja yang bermutu di dalam sebuah organisasi sekaligus memelihara lingkungan kerja yang sudah bermutu tersebut, terdiri dari pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke).

Minggu lalu, saya telah memposting artikel tentang 5S. Untuk memahami manfaat 5S, saya akan memberikan kasus 5S sederhana dalam bentuk permainan simulasi atau games. Berikut games tersebut.

Saya mempunyai sekumpulan angka, huruf, dan simbol-simbol atau huruf Yunani. Awalnya saya merasa mempunyai 20 angka dari 1 sampai dengan 20. Dengan keadaan berantakan seperti itu, 20 angka tersebut tidak terlihat. Untuk memastikannya saya melakukan langkah-langkah 5S.

 

 

 

1S – Seiri

Tindakan pertama adalah SEIRI atau pemilahan. Saya melakukan Red Tag Strategy, di mana saya memberikan tag merah untuk huruf dan simbol-simbol yang mungkin kelak berguna. Perhatikan gambar di bawah ini.

 

 

Kemudian, huruf-huruf dan simbol-simbol yang telah diberikan tag merah saya sisihkan untuk saya simpan. Sekarang yang tersisa hanya angka-angka (lihat gambar di bawah).

 

 

Pada langkah improvement pertama ini, saya memperoleh keadaan yang lebih baik, di mana gambar lebih terlihat efisien yang terdiri dari angka-angka saja. Selanjutnya, saya bergerak menuju langkah improvement berikutnya SEITON.

 

2S – Seiton

Pada langkah SEITON ini, saya telah memasang beberapa rak, dan saya telah mengorganisir angka-angka sehingga angka-angka tersebut terletak dari kanan ke kiri dan bawah ke atas, contoh: angka 1 ada di bagian kanan bawah, 2 di tengah bawah, dan 3 di bagian kiri bawah (lihat gambar di bawah).

 

 

Pada langkah improvement kedua, angka sudah tertata di masing-masing rak, tetapi keadaannya masih kotor. Saya masih perlu masuk ke langkah improvement  berikutnya, yaitu: SEISO.

 

3S – Seiso

Pada langkah SEISO, saya sebisa mungkin akan membuat rak menjadi bersih dan terlihat jelas. Saya membersihkan rak dari bercak-bercak, titik, dan koma karena saya anggap ini mengganggu visibilitas terhadap angka-angka (lihat gambar di bawah).

 

 

Sebagaimana terlihat pada gambar diatas, keadaan sekarang sudah menjadi lebih baik; angka-angka sudah terorganisir dan rak sudah bersih. Namun, saya merasa urutan angka-angka ini harus distandarkan karena rentan salah menempatkan ulang. Oleh  karena itu, saya masuk ke langkah improvement  berikutnya, yaitu: SEIKETSU.

 

4S – Seiketsu

Pada langkah SEIKETSU ini, saya telah memasang rak yang distandarkan untuk menjaga urutan angka yang sudah tertata rapi.  Tata letak angka diurutkan sesuai standar umum pengurutan angka agar mudah dalam menempatkan ulang  angka-angka, di mana  angka-angka terletak dari kiri ke kanan dan atas ke bawah, contoh: angka 1 terletak di kiri atas, diikuti angka 2, kemudian 3, dan seterusnya (lihat gambar di bawah).

 

 

Setelah melewati empat tahapan improvement dalam 5S, saya jadi mengetahui bahwa selama ini terdapat masalah yang  tersembunyi, yaitu: saya tidak mempunyai angka 16. Tentunya ini bahaya jika hal ini diumpamakan sebagai stok barang, bagaimana jika ada pelanggan minta angka 16 sedangkan sebelumnya saya sudah meng-claim punya 20 angka?

 

5S – Shitsuke

Keempat tahapan diatas perlu didukung oleh SHITSUKE atau disiplin terhadap standar agar apa yang telah dicapai tidak kembali ke keadaan sebelumnya namun terus meningkat tiada henti kearah yang semakin baik.

Perhatikan gambar di bawah ini, gambar sebelah kiri adalah hasil improvement tanpa SHITSUKE (keadaan kembali lagi ke keadaan sebelumnya) dan gambar sebelah kanan adalah hasil improvement dengan SHITSUKE  (hasil improvement terjaga karena terbentuk oleh kebiasaan atau habit). Jika dilaporkan terdapat dua angka yang hilang  selain angka 16, gambar sebelah manakah yang paling cepat di-identifikasi angka yang hilang tersebut?

 

 

Kasus di atas adalah contoh sederhana bagaimana program 5S dapat menyelesaikan masalah dan mengidentifikasi masalah baru yang muncul dengan cepat. Kalau anda ingin games 5S yang lebih advance silahkan kunjungi blog Cakrawijaya pada link berikut: Permainan: KAIZEN dan 5R